Chyba v SAP alebo eDocSuite?
Takto pomáha asistent AI
Prerušil sa štandardný proces SAP alebo eDocSuite hlási chybu? Rýchlo vzniká otázka, čo sa pokazilo a ako pokračovať. Asistent AI v eDocSuite vysvetlí chybové hlásenie zrozumiteľným jazykom, označí dotknuté miesto a navrhne konkrétne kroky na nápravu. Ako to funguje v praxi, ukážeme na príklade prijatej faktúry, ktorú nemožno zaúčtovať v SAP.
Problém, ktorý pozná každý tím účtovania záväzkov
SAP odmietne zaúčtovanie hlásením napísaným pre konzultantov, nie pre účtovníctvo: “No taxes on sales/purch. are allowed for account 129010”, “Vendor 100018 is not defined in company code”, “You may only enter amounts up to 1,000,000,000.00”.
Účtovníčka vie, že niečo nie je v poriadku, ale nevie, čo má zmeniť. Faktúra zostane nespracovaná, tímu SAP sa odošle požiadavka a niekto kontroluje účet hlavnej knihy, kmeňové údaje dodávateľa alebo objednávku. S rozširovaním povinnej elektronickej fakturácie prichádza čoraz viac faktúr elektronicky — a čoraz viac ich uviazne práve na tomto mieste.
Čo vidí účtovníctvo
Tlačidlo sa zobrazí priamo pod chybou, a to iba vtedy, keď je asistent pre daný krok aktívny. Odpoveď má vždy rovnakú štruktúru: zhrnutie v dvoch vetách, možné príčiny s odôvodnením, očíslované kroky riešenia s uvedením miesta vykonania a vyhodnotenie miery istoty.
Účtovanie FI (faktúra bez objednávky). Asistent číta účtovné riadky odosielané do SAP pri simulácii. Chybu priradí ku kombinácii účtu hlavnej knihy 129010 a daňového kódu B1 v riadku 1, rozpozná stojan na notebook, navrhne nákladový účet a všimne si, že faktúra obsahuje číslo objednávky.
Prijatá faktúra MM. Pri hlásení “Vendor is not defined in company code” asistent vysvetlí, že dodávateľa treba založiť pre príslušný účtovný okruh. Zároveň rozpozná, že dodávateľ a príjemca majú na faktúre rovnaké daňové číslo — čo môže naznačovať nesprávne priradenie partnera.
| Hlásenie SAP | Čo asistent zistí | Čo urobí účtovníctvo |
|---|---|---|
| Pre účet 129010 nie je povolený daňový kód B1 | Riadok 1 sa účtuje na účet bez dane; faktúra obsahuje číslo objednávky | Vyberie správny nákladový účet alebo zaúčtuje k objednávke |
| Dodávateľ nie je založený v účtovnom okruhu | Dodávateľ nie je rozšírený pre účtovný okruh; dodávateľ a príjemca majú rovnaké daňové číslo | Rozšíri dodávateľa alebo preverí priradenie partnera |
| Suma prekračuje limit 1 000 000 000 | Odchýlka množstva alebo cenovej jednotky oproti objednávke; údaje položky chýbajú, preto je istota “nízka” | Skontroluje cenovú jednotku objednávky a podľa potreby sa obráti na experta |
Ak údaje neumožňujú spoľahlivý záver, asistent nehádá. Otvorene to uvedie a odporučí: “Obráťte sa na experta SAP.”
Ako to funguje
Ako sa z chyby účtovania stane vysvetlenie
Pred zobrazením tlačidla prebehne bezplatná kontrola: Je asistent aktívny? Je povolený pre tohto používateľa a tento krok? Sú rozpočet a denný limit ešte v povolenom rozsahu? Modelu sa odošle iba otázka, ktorá ešte nebola zodpovedaná.
Asistent, ktorého si prispôsobíte pomocou Customizingu
Správanie asistenta nie je pevne dané; každá spoločnosť ho prispôsobí svojim procesom. Rozhodujú štyri nastavenia.
1. Iba informovať alebo priamo opraviť. V štandardnom režime asistent iba vysvetľuje a navrhuje riešenia; rozhodnutie a účtovanie zostávajú na používateľovi. Podľa potreby možno v Customizingu zapnúť režim opráv: asistent potom sám vykoná navrhnutú opravu, napríklad nastaví správny nákladový účet alebo daňový kód. Určíte, ktorý režim platí pre konkrétny krok a účtovný okruh.
2. Prompty sa vytvárajú a udržiavajú na obrazovke. Pokyny a pravidlá návrhov pre model možno čítať a meniť v nastaveniach. Môžete doplniť vlastné prompty pre účtovú osnovu, interné pravidlá alebo časté chyby; jedným kliknutím sa vrátite k dodanému textu.
3. Každý procesný krok, nielen účtovanie FI a MM. Asistent nie je viazaný na konkrétny krok. Dnes je aktívny pri účtovaní a simulácii; pridaním riadka v Customizingu ho možno použiť aj pri odosielaní, zisťovaní stavu, priraďovaní objednávky či určovaní partnera. Každý riadok platí pre účtovný okruh, proces a krok; prednosť má najkonkrétnejší riadok, zatiaľ čo model a limity sa preberajú zo všeobecného riadka.
4. Nielen Claude: aj poskytovateľ je súčasťou Customizingu. Asistent nie je viazaný na konkrétneho poskytovateľa AI. Claude, Azure OpenAI, Google Gemini, SAP Generative AI Hub alebo ďalší poskytovatelia — výber sa vykonáva na existujúcej obrazovke Pripojenia a v riadku AI Customizingu: poskytovateľ, model a pripojenie sa určia pomocou niekoľkých polí. Pri zmene poskytovateľa zostávajú obrazovky, prompty, limity a protokol nezmenené. Výber je možný aj pre jednotlivé kroky, napríklad jeden poskytovateľ pre chyby účtovania a lacnejší model pre iný krok.
Kontrola zostáva vo vašich rukách
Kde, pre koho a za aké náklady asistent pracuje, riadite na jedinej obrazovke nastavení. Vidíte na nej aj výdavky, počet volaní a opakovane použité odpovede.
- Hlavný prepínač: Keď je vypnutý, asistent nepracuje nikde a tlačidlá sa nezobrazujú.
- Mesačný rozpočet a denný limit na používateľa: Po dosiahnutí ktoréhokoľvek z nich sa asistent pozastaví do ďalšieho mesiaca, respektíve dňa.
- Aktivácia podľa kroku a účtovného okruhu: Začnete v malom rozsahu a podľa potreby použitie rozšírite.
- Oprávnenia podľa rolí: Tlačidlo vidia iba používatelia s oprávnením pre AI; nastavenia menia iba oprávnené osoby.
- Protokol volaní: Každé volanie sa zaznamená s používateľom, dokladom, krokom, výsledkom, trvaním a odhadovanými nákladmi.
Náklady: niekoľko centov, dobre plánovateľné
Jedno vysvetlenie spotrebuje v priemere približne 1 800 vstupných a 1 250 výstupných tokenov. Pri cenníkovej cene Claude Opus 5.5 (4 USD za vstup a 20 USD za výstup na milión tokenov) ide približne o 0,032 USD za vysvetlenie:
- Vstup: 1 800 × 4 / 1 000 000 = 0,0072 USD
- Výstup: 1 250 × 20 / 1 000 000 = 0,0250 USD
Ak sa rovnaká otázka položí znova k rovnakému dokladu s rovnakými údajmi, odpoveď sa okamžite a bezplatne načíta z protokolu. Stáva sa to pri opakovanej simulácii rovnakej chyby alebo keď tú istú faktúru otvorí iný používateľ. Nasledujúca tabuľka predpokladá 40 % opakovaného použitia.
| Vysvetlenia za mesiac | Tokeny (vstup / výstup) | Bez opakovaného použitia | So 40 % opakovaného použitia | Odhadovaná úspora |
|---|---|---|---|---|
| 200 | 0,36 mil. / 0,25 mil. | 6,40 USD | 3,84 USD | 2,56 USD |
| 1 000 | 1,8 mil. / 1,25 mil. | 32,00 USD | 19,20 USD | 12,80 USD |
| 5 000 | 9 mil. / 6,25 mil. | 160,00 USD | 96,00 USD | 64,00 USD |
Uvedené čísla sú odhady: skutočný počet tokenov závisí od zložitosti chyby a odoslaných údajov; náklady fakturuje poskytovateľ AI. Nižšia úroveň uvažovania alebo menší model sa tiež nastavujú jediným riadkom v Customizingu a náklady ďalej znižujú. Ak je asistent vypnutý, bol dosiahnutý limit alebo chýba oprávnenie, model sa vôbec nevolá — nevznikajú teda ani náklady.
Bezpečná architektúra
- Právny dokument zostáva nezmenený. Pravidlá odosielané pri každej požiadavke zakazujú úpravy XML prijatej faktúry; opravy sa týkajú kmeňových údajov, objednávky, príjmu tovaru alebo účtovných riadkov.
- Zo systému odchádza menej údajov. E-mailové adresy, IBAN a telefónne čísla sa maskujú pred opustením SAP.
- Každé volanie sa protokoluje. Kto položil otázku, ku ktorému dokladu, s akým modelom, koľko tokenov sa použilo a ako dlho volanie trvalo; obsah požiadavky a odpovede sa ukladá iba vtedy, keď to zapnete.
- Kľúče sú uložené šifrovane v SAP; nezobrazujú sa v kóde ani v protokole.
- Bez závislosti od poskytovateľa. Zmena poskytovateľa alebo prechod na podnikovú schválenú platformu, napríklad vlastnú platformu AI spoločnosti SAP, sa vykoná v Customizingu; proces a obrazovky zostávajú rovnaké.
Vaše výhody
- Rýchlejšie vyriešenie otvorených faktúr: Príčina a riešenie prídu v priebehu sekúnd po zobrazení chyby.
- Menej požiadaviek pri jednoduchých chybách: Účtovníctvo vyrieši problémy kmeňových údajov a účtov bez čakania na tím SAP; pri aktívnom režime opráv stačí jedno kliknutie.
- Rovnaká kvalita v každom jazyku: Vysvetlenie príde v jazyku používateľa; tím v Bratislave dostane rovnakú pomoc ako tím vo Frankfurte.
- Predvídateľné náklady: Niekoľko centov za vysvetlenie, bezplatné opakovania a pevný mesačný strop.
- Slobodný výber poskytovateľa: Začnite s Claude; prechod na schváleného alebo lacnejšieho poskytovateľa je úloha Customizingu, nie nový projekt.
- Žiadna nová platforma: Asistent je súčasťou kokpitu, ktorý váš tím už používa — priamo vedľa chyby, ktorú vysvetľuje.
Chyby účtovania boli prvým prípadom použitia. Na rovnakom základe budú nasledovať návrhy účtu hlavnej knihy a daňového kódu pre faktúry bez objednávky a kontrola rizík pred zaúčtovaním.
#eDocSuite #SAP #KIAssistent #Fehleranalyse #Prozessautomatisierung #ERechnung #Rechnungseingang #SAPFI #SAPMM
