Een fout in SAP of eDocSuite? Zo helpt de AI-assistent
Een standaardproces in SAP stopt of eDocSuite meldt een fout? Dan rijst al snel de vraag wat er misging en hoe het verder moet. De AI-assistent in eDocSuite legt de foutmelding in begrijpelijke taal uit, wijst de betreffende plek aan en stelt concrete stappen voor om het probleem op te lossen. We laten zien hoe dat in de praktijk werkt aan de hand van een inkomende factuur die niet in SAP kan worden geboekt.
Een probleem dat elk crediteurenteam kent
SAP weigert een boeking met een melding die voor consultants is geschreven, niet voor de boekhouding: “No taxes on sales/purch. are allowed for account 129010”, “Vendor 100018 is not defined in company code”, “You may only enter amounts up to 1,000,000,000.00”.
De boekhouder weet dat er iets mis is, maar niet wat er moet veranderen. De factuur blijft liggen, er gaat een ticket naar het SAP-team en iemand controleert de grootboekrekening, de leveranciersstam of de bestelling. Door de uitbreiding van de e-facturatieplicht komen steeds meer facturen elektronisch binnen — en blijven er steeds meer precies op dit punt vastlopen.
Wat de boekhouding ziet
De knop verschijnt direct onder de fout, en alleen als de assistent voor die stap is ingeschakeld. Het antwoord heeft altijd dezelfde opbouw: een samenvatting in twee zinnen, mogelijke oorzaken met onderbouwing, genummerde oplossingsstappen met vermelding van waar ze moeten worden uitgevoerd, en een inschatting van de zekerheid.
FI-boeking (factuur zonder bestelling). De assistent leest de boekingsregels die tijdens de simulatie naar SAP gaan. Hij herleidt de fout tot de combinatie van grootboekrekening 129010 en belastingcode B1 op regel 1, herkent dat het om een laptopstandaard gaat, stelt een kostenrekening voor en merkt op dat de factuur een bestelnummer bevat.
MM-inkomende factuur. Bij de melding “Vendor is not defined in company code” legt de assistent uit dat de leverancier voor de bedrijfscode moet worden aangemaakt. Ook herkent hij dat leverancier en ontvanger op de factuur hetzelfde belastingnummer hebben — een aanwijzing voor een onjuiste partnertoewijzing.
| Melding van SAP | Wat de assistent vindt | Wat de boekhouding doet |
|---|---|---|
| Belastingcode B1 is niet toegestaan voor rekening 129010 | Regel 1 boekt op een rekening zonder belasting; de factuur bevat een bestelnummer | Kiest de juiste kostenrekening of boekt tegen de bestelling |
| Leverancier is niet aangemaakt in de bedrijfscode | Leverancier is niet uitgebreid naar de bedrijfscode; leverancier en ontvanger hebben hetzelfde belastingnummer | Breidt de leverancier uit of controleert de partnertoewijzing |
| Bedrag overschrijdt de grens van 1.000.000.000 | Afwijking in hoeveelheid of prijseenheid ten opzichte van de bestelling; positiegegevens ontbreken, daarom is de zekerheid “laag” | Controleert de prijseenheid van de bestelling en vraagt zo nodig een expert |
Als de gegevens geen betrouwbare conclusie toelaten, gokt de assistent niet. Hij zegt dat duidelijk en adviseert: “Vraag een SAP-expert.”
Zo werkt het
Hoe een boekingsfout een uitleg wordt
Voordat de knop verschijnt, vindt een gratis controle plaats: is de assistent actief? Is hij voor deze gebruiker en deze stap vrijgegeven? Zijn het budget en de daglimiet nog niet bereikt? Alleen een vraag die nog niet is beantwoord, gaat naar het model.
Een assistent die u via Customizing vormgeeft
Het gedrag van de assistent ligt niet vast; elk bedrijf past het aan zijn eigen processen aan. Vier instellingen maken het verschil.
1. Alleen informeren of direct corrigeren. In de standaardmodus geeft de assistent uitleg en voorstellen; de beslissing en boeking blijven bij de gebruiker. Indien gewenst kan via Customizing een correctiemodus worden ingeschakeld: de assistent voert de voorgestelde correctie dan zelf uit, bijvoorbeeld de juiste kostenrekening of belastingcode. U bepaalt welke modus geldt voor welke stap en bedrijfscode.
2. Prompts worden op het scherm aangemaakt en onderhouden. De instructies en voorstelregels voor het model zijn in de instellingen te lezen en te wijzigen. U kunt eigen prompts toevoegen voor uw rekeningschema, interne regels of veelvoorkomende fouten; met één klik keert u terug naar de meegeleverde tekst.
3. Elke processtap, niet alleen FI- en MM-boekingen. De assistent is niet aan een bepaalde stap gebonden. Momenteel is hij actief bij boeking en simulatie; met een extra Customizing-regel kan hij in elke andere stap worden gebruikt, bijvoorbeeld bij verzending, statusopvragen, besteltoewijzing of partnerbepaling. Elke regel geldt per bedrijfscode, proces en stap; de meest specifieke regel heeft voorrang en model en limieten worden overgenomen van de algemene regel.
4. Niet alleen Claude: ook de aanbieder is Customizing. De assistent is niet gebonden aan een bepaalde AI-aanbieder. Claude, Azure OpenAI, Google Gemini, SAP Generative AI Hub of een andere aanbieder — de keuze gebeurt in het bestaande scherm Verbindingen en de AI-Customizing-regel: aanbieder, model en verbinding worden met enkele velden ingesteld. Bij een overstap blijven schermen, prompts, limieten en logboek ongewijzigd. De keuze kan ook per stap worden gemaakt, bijvoorbeeld één aanbieder voor boekingsfouten en een goedkoper model voor een andere stap.
U houdt de controle
Waar, voor wie en tegen welke kosten de assistent werkt, regelt u op één instellingenscherm. Daar ziet u ook de uitgaven, het aantal aanroepen en de hergebruikte antwoorden.
- Hoofdschakelaar: Als die uitstaat, werkt de assistent nergens en verdwijnen de knoppen.
- Maandbudget en daglimiet per gebruiker: Zodra één ervan is bereikt, pauzeert de assistent tot de volgende maand respectievelijk dag.
- Activering per stap en bedrijfscode: U begint klein en breidt naar behoefte uit.
- Rolgebaseerde autorisatie: Alleen gebruikers met AI-autorisatie zien de knop; alleen bevoegde personen wijzigen de instellingen.
- Aanroeplogboek: Elke aanroep wordt vastgelegd met gebruiker, document, stap, resultaat, duur en geschatte kosten.
Kosten: enkele centen, goed te plannen
Een uitleg gebruikt gemiddeld ongeveer 1.800 invoer- en 1.250 uitvoertokens. Tegen de catalogusprijs van Claude Opus 5.5 (4 USD voor invoer en 20 USD voor uitvoer per miljoen tokens) is dat ongeveer 0,032 USD per uitleg:
- Invoer: 1.800 × 4 / 1.000.000 = 0,0072 USD
- Uitvoer: 1.250 × 20 / 1.000.000 = 0,0250 USD
Als dezelfde vraag opnieuw wordt gesteld voor hetzelfde document met dezelfde gegevens, komt het antwoord onmiddellijk en gratis uit het logboek. Dat gebeurt wanneer dezelfde fout meerdere keren wordt gesimuleerd of een andere gebruiker dezelfde factuur opent. De volgende tabel gaat uit van 40% hergebruik.
| Toelichtingen per maand | Tokens (invoer / uitvoer) | Zonder hergebruik | Met 40% hergebruik | Geschatte besparing |
|---|---|---|---|---|
| 200 | 0,36 miljoen / 0,25 miljoen | 6,40 USD | 3,84 USD | 2,56 USD |
| 1.000 | 1,8 miljoen / 1,25 miljoen | 32,00 USD | 19,20 USD | 12,80 USD |
| 5.000 | 9 miljoen / 6,25 miljoen | 160,00 USD | 96,00 USD | 64,00 USD |
De cijfers zijn schattingen: het werkelijke aantal tokens hangt af van de complexiteit van de fout en de verzonden gegevens; de AI-aanbieder factureert de kosten. Een lagere redeneerinspanning of een kleiner model vraagt eveneens slechts om één Customizing-regel en verlaagt de kosten verder. Als de assistent uitstaat, de limiet is bereikt of de autorisatie ontbreekt, wordt het model helemaal niet aangeroepen — er ontstaan dan dus ook geen kosten.
Veilig opgebouwd
- Het juridische document blijft ongewijzigd. De regels die bij elk verzoek worden meegestuurd, verbieden wijzigingen aan de XML van de inkomende factuur; correcties betreffen stamgegevens, de bestelling, de goederenontvangst of boekingsregels.
- Minder gegevens verlaten het systeem. E-mailadressen, IBAN’s en telefoonnummers worden gemaskeerd voordat ze SAP verlaten.
- Elke aanroep wordt gelogd. Wie de vraag stelde, voor welk document, met welk model, hoeveel tokens en hoe lang het duurde; de inhoud van verzoek en antwoord wordt alleen opgeslagen als u dat inschakelt.
- Sleutels worden versleuteld opgeslagen in SAP; ze verschijnen niet in de code of in het logboek.
- Geen afhankelijkheid van één aanbieder. Een overstap naar een andere aanbieder of een door het bedrijf goedgekeurd platform, bijvoorbeeld SAP’s eigen AI-platform, verloopt via Customizing; proces en schermen blijven gelijk.
Uw voordelen
- Openstaande facturen sneller afhandelen: Oorzaak en oplossing volgen binnen seconden zodra de fout verschijnt.
- Minder tickets voor eenvoudige fouten: De boekhouding lost stamgegevens- en rekeningproblemen op zonder op het SAP-team te wachten; met actieve correctiemodus volstaat één klik.
- Dezelfde kwaliteit in elke taal: De uitleg komt in de taal van de gebruiker; het team in Bratislava krijgt dezelfde hulp als het team in Frankfurt.
- Voorspelbare kosten: Enkele centen per uitleg, gratis herhalingen en een vast maandplafond.
- Vrije keuze van aanbieder: Begin met Claude; overstappen naar een goedgekeurde of goedkopere aanbieder is een Customizing-taak, geen nieuw project.
- Geen nieuw platform: De assistent staat in de cockpit dat uw team al gebruikt — direct naast de fout die hij uitlegt.
Boekingsfouten waren de eerste toepassing. Op dezelfde basis volgen hierna voorstellen voor grootboekrekening en belastingcode bij facturen zonder bestelling en een risicocontrole vóór de boeking.
#eDocSuite #SAP #KIAssistent #Fehleranalyse #Prozessautomatisierung #ERechnung #Rechnungseingang #SAPFI #SAPMM
