Une erreur dans SAP ou eDocSuite ?
Voici comment l’assistant IA vous aide
Un processus standard SAP s’interrompt ou eDocSuite signale une erreur ? Il faut alors rapidement comprendre ce qui s’est passé et comment poursuivre. L’assistant IA d’eDocSuite explique le message d’erreur dans un langage clair, indique l’endroit concerné et propose des étapes concrètes pour le résoudre. Nous montrons son fonctionnement à partir d’une facture fournisseur qui ne peut pas être comptabilisée dans SAP.
Un problème connu de toutes les équipes de comptabilité fournisseurs
SAP refuse une comptabilisation avec un message rédigé pour les consultants, et non pour la comptabilité : “No taxes on sales/purch. are allowed for account 129010”, “Vendor 100018 is not defined in company code”, “You may only enter amounts up to 1,000,000,000.00”.
La comptable sait que quelque chose ne va pas, mais pas ce qu’elle doit modifier. La facture reste en attente, un ticket est envoyé à l’équipe SAP et quelqu’un vérifie le compte général, la fiche fournisseur ou la commande d’achat. Avec l’extension des obligations de facturation électronique, davantage de factures arrivent sous forme électronique — et davantage restent bloquées à cet endroit précis.
Ce que voit la comptabilité
Le bouton apparaît directement sous l’erreur, uniquement si l’assistant est activé pour cette étape. La réponse suit toujours la même structure : un résumé en deux phrases, les causes possibles avec leur justification, des étapes de résolution numérotées indiquant où les exécuter, et une évaluation du niveau de confiance.
Comptabilisation FI (facture sans commande d’achat). L’assistant lit les lignes comptables envoyées à SAP pendant la simulation. Il relie l’erreur à la combinaison du compte général 129010 et du code TVA B1 à la ligne 1, reconnaît qu’il s’agit d’un support pour ordinateur portable, propose un compte de charges et remarque que la facture contient un numéro de commande d’achat.
Facture fournisseur MM. Face au message “Vendor is not defined in company code”, l’assistant explique que le fournisseur doit être créé pour la société SAP concernée. Il détecte aussi que le fournisseur et le destinataire indiqués sur la facture possèdent le même numéro fiscal — un indice d’affectation incorrecte du partenaire.
| Message de SAP | Ce que trouve l’assistant | Ce que fait la comptabilité |
|---|---|---|
| Le code TVA B1 n’est pas autorisé pour le compte 129010 | La ligne 1 est comptabilisée sur un compte sans TVA ; la facture contient un numéro de commande | Choisit le bon compte de charges ou comptabilise sur la commande |
| Le fournisseur n’est pas créé dans la société SAP | Le fournisseur n’a pas été étendu à la société SAP ; fournisseur et destinataire ont le même numéro fiscal | Étend le fournisseur ou vérifie l’affectation du partenaire |
| Le montant dépasse la limite de 1 000 000 000 | Écart de quantité ou d’unité de prix par rapport à la commande ; les données de poste manquent, d’où un niveau de confiance “faible” | Vérifie l’unité de prix de la commande et sollicite un expert si nécessaire |
Lorsque les données ne permettent pas de conclusion fiable, l’assistant ne devine pas. Il le dit clairement et recommande : “Demandez à un expert SAP.”
Comment cela fonctionne
Comment une erreur de comptabilisation devient une explication
Avant l’apparition du bouton, une vérification gratuite est effectuée : l’assistant est-il actif ? Est-il autorisé pour cet utilisateur et cette étape ? Le budget et la limite quotidienne sont-ils encore respectés ? Seule une question qui n’a pas encore reçu de réponse est envoyée au modèle.
Un assistant que vous adaptez par le paramétrage
Le comportement de l’assistant n’est pas figé ; chaque entreprise l’adapte à ses propres processus. Quatre paramètres font la différence.
1. Informer uniquement ou corriger directement. En mode standard, l’assistant explique et propose des solutions ; la décision et la comptabilisation restent entre les mains de l’utilisateur. Si nécessaire, un mode de correction peut être activé par paramétrage : l’assistant applique alors lui-même la correction proposée, par exemple le bon compte de charges ou le bon code TVA. Vous déterminez quel mode s’applique à chaque étape et société SAP.
2. Les prompts sont créés et maintenus à l’écran. Les instructions et les règles de proposition destinées au modèle peuvent être consultées et modifiées dans les paramètres. Vous pouvez ajouter vos propres prompts pour votre plan comptable, vos règles internes ou les erreurs fréquentes ; un clic permet de rétablir le texte livré.
3. Toutes les étapes de processus, pas seulement les comptabilisations FI et MM. L’assistant n’est lié à aucune étape particulière. Aujourd’hui, il intervient lors de la comptabilisation et de la simulation ; une ligne de paramétrage supplémentaire permet de l’utiliser à toute autre étape, par exemple l’envoi, la consultation du statut, l’affectation d’une commande ou la détermination du partenaire. Chaque ligne s’applique par société SAP, processus et étape ; la ligne la plus précise prévaut, tandis que le modèle et les limites sont repris de la ligne générale.
4. Pas seulement Claude : le fournisseur se choisit aussi par paramétrage. L’assistant n’est lié à aucun fournisseur d’IA particulier. Claude, Azure OpenAI, Google Gemini, SAP Generative AI Hub ou d’autres : le choix s’effectue dans l’écran Connexions existant et la ligne de paramétrage IA. Fournisseur, modèle et connexion se définissent en quelques champs. Un changement de fournisseur laisse les écrans, prompts, limites et journaux inchangés. Le choix peut également être fait par étape, par exemple un fournisseur pour les erreurs de comptabilisation et un modèle moins coûteux pour une autre étape.
Vous gardez le contrôle
Un seul écran de configuration permet de définir où l’assistant intervient, pour quels utilisateurs et à quel coût. Vous y voyez également les dépenses, le nombre d’appels et les réponses réutilisées.
- Interrupteur principal : Lorsqu’il est désactivé, l’assistant ne fonctionne nulle part et les boutons disparaissent.
- Budget mensuel et limite quotidienne par utilisateur : Si l’un des deux est atteint, l’assistant se met en pause jusqu’au mois ou au jour suivant, respectivement.
- Activation par étape et société SAP : Vous commencez à petite échelle et étendez l’utilisation selon vos besoins.
- Autorisations fondées sur les rôles : Seuls les utilisateurs autorisés à utiliser l’IA voient le bouton ; seules les personnes habilitées modifient les paramètres.
- Journal des appels : Chaque appel est enregistré avec l’utilisateur, le document, l’étape, le résultat, la durée et le coût estimé.
Coûts : quelques centimes, faciles à prévoir
Une explication utilise en moyenne environ 1 800 tokens d’entrée et 1 250 tokens de sortie. Au tarif catalogue de Claude Opus 5.5 (4 USD en entrée et 20 USD en sortie par million de tokens), cela représente environ 0,032 USD par explication :
- Entrée : 1 800 × 4 / 1 000 000 = 0,0072 USD
- Sortie : 1 250 × 20 / 1 000 000 = 0,0250 USD
Si la même question est posée à nouveau pour le même document avec les mêmes données, la réponse est immédiatement récupérée gratuitement dans le journal. Cela se produit lorsque la même erreur est simulée plusieurs fois ou qu’un autre utilisateur ouvre la même facture. Le tableau suivant suppose un taux de réutilisation de 40 %.
| Explications par mois | Tokens (entrée / sortie) | Sans réutilisation | Avec 40 % de réutilisation | Économie estimée |
|---|---|---|---|---|
| 200 | 0,36 million / 0,25 million | 6,40 USD | 3,84 USD | 2,56 USD |
| 1 000 | 1,8 million / 1,25 million | 32,00 USD | 19,20 USD | 12,80 USD |
| 5 000 | 9 millions / 6,25 millions | 160,00 USD | 96,00 USD | 64,00 USD |
Les chiffres sont des estimations : le nombre réel de tokens dépend de la complexité de l’erreur et des données envoyées ; la facturation est effectuée par le fournisseur d’IA. Un effort de raisonnement réduit ou un modèle plus petit se définit également par une simple ligne de paramétrage et réduit encore les coûts. Si l’assistant est désactivé, si la limite est atteinte ou si l’autorisation manque, le modèle n’est pas appelé — aucun coût n’est donc généré.
Une conception sécurisée
- Le document juridique reste inchangé. Les règles envoyées avec chaque requête interdisent toute modification du XML de la facture reçue ; les corrections concernent les données de base, la commande d’achat, l’entrée de marchandises ou les lignes comptables.
- Moins de données quittent le système. Les adresses e-mail, IBAN et numéros de téléphone sont masqués avant de quitter SAP.
- Chaque appel est journalisé. Qui a posé la question, pour quel document, avec quel modèle, combien de tokens et pendant combien de temps ; le contenu des requêtes et réponses n’est conservé que si vous activez cette option.
- Les clés sont stockées chiffrées dans SAP ; elles n’apparaissent ni dans le code ni dans le journal.
- Aucune dépendance à un fournisseur. Le changement de fournisseur ou le passage à une plateforme approuvée par l’entreprise, par exemple la propre plateforme IA de SAP, se fait par paramétrage ; le processus et les écrans restent identiques.
Vos avantages
- Traiter plus vite les factures en attente : La cause et la solution arrivent en quelques secondes dès l’apparition de l’erreur.
- Moins de tickets pour les erreurs simples : La comptabilité résout les problèmes de données de base et de comptes sans attendre l’équipe SAP ; avec le mode de correction actif, un clic suffit.
- La même qualité dans chaque langue : L’explication est fournie dans la langue de l’utilisateur ; l’équipe de Bratislava reçoit la même aide que celle de Francfort.
- Des coûts prévisibles : Quelques centimes par explication, des répétitions gratuites et un plafond mensuel fixe.
- Le libre choix du fournisseur : Commencez avec Claude ; le passage à un fournisseur approuvé ou moins cher relève du paramétrage, pas d’un nouveau projet.
- Aucune nouvelle plateforme : L’assistant se trouve dans le cockpit que votre équipe utilise déjà — juste à côté de l’erreur qu’il explique.
Les erreurs de comptabilisation ont été le premier cas d’usage. Sur cette même base suivront des suggestions de compte général et de code TVA pour les factures sans commande d’achat, ainsi qu’un contrôle des risques avant comptabilisation.
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