Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Kein Übergang. Keine Umsatzgrenze. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr.
Das Wichtigste in Kürze
- ✅ Empfangspflicht seit 1. Januar 2025, ohne Ausnahme und ohne Zustimmung
- ✅ E-Rechnung = strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931
- ✅ zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF plus XML)
- ✅ PDF allein zählt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung
- ✅ bei hybriden Formaten ist der XML-Teil führend
- ✅ ohne ordnungsgemäße E-Rechnung droht der Verlust des Vorsteuerabzugs
- ✅ Ausstellungspflicht folgt gestaffelt bis 2028
- ✅ Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise
Was die Empfangspflicht ab 2025 bedeutet
Der Empfang gilt für alle, sofort. Ausgenommen ist niemand im inländischen B2B.
Wer betroffen ist:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Empfang ja, Ausstellung befreit
- Privatkunden (B2C): nicht betroffen
- Voraussetzung: Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland
- reine USt-Registrierung ohne Ansässigkeit: keine Pflicht
E-Rechnung oder sonstige Rechnung?
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Maßgeblich ist das strukturierte Format.
XRechnung:
- reines XML, keine sichtbare Ansicht
- von der KoSIT, erfüllt EN 16931 plus nationale Regeln
- ohne Viewer für Menschen nicht lesbar
ZUGFeRD:
- hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- sichtbar wie eine normale Rechnung
- oft der einfachste Einstieg
Wichtig bei hybriden Formaten: Bei Abweichung gilt das XML, nicht das PDF. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG.
Die Formate im Vergleich
| Format | Aufbau | Für Menschen lesbar | Beste Eignung |
|---|---|---|---|
| XRechnung | reines XML | nur mit Viewer | B2G, automatisierte Prozesse |
| ZUGFeRD | PDF plus XML | ja, als PDF | B2B-Einstieg, gemischte Prozesse |
Der Zeitplan: Empfang und Ausstellung
Empfang und Ausstellung sind zwei getrennte Spuren.
| Zeitraum | Wer | Pflicht |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen empfangen |
| 2025 bis 2026 | Aussteller | Papier/PDF nur mit Zustimmung |
| ab 1.1.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnung ausstellen |
| bis 31.12.2027 | Umsatz bis 800.000 € | alte Formate noch erlaubt |
| ab 1.1.2028 | alle | E-Rechnung ausstellen |
Im Hintergrund: das EU-Vorhaben ViDA und ein künftiges Meldesystem.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Nicht jeder Beleg muss eine E-Rechnung sein. Diese Fälle bleiben als Papier oder PDF zulässig:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise wie Bahn- und Flugtickets (§ 34 UStDV)
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Solche Belege dürfen Sie weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF erhalten.
Wie Sie eine E-Rechnung empfangen
Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Das bestätigt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Empfangswege:
- E-Mail: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit XML) als Anhang
- Peppol: Austausch von System zu System, über einen Access Point und eine Peppol-ID
- Lieferanten- und Verwaltungsportale: Download oder Upload
Ein Postfach ist der Start, nicht die Lösung. Manuelles Öffnen und Ablegen wird schnell zur Fehlerquelle.
XRechnung lesen und prüfen
Eine XRechnung ist reiner XML-Code. Für Menschen ohne Hilfsmittel nicht lesbar.
So machen Sie sie sichtbar:
- ein Viewer wandelt das XML in eine lesbare Ansicht um
- ein kostenfreies Tool steht über ELSTER bereit
- ZUGFeRD ist als PDF direkt lesbar
Validierung gegen EN 16931:
- Formatfehler: technisch keine E-Rechnung
- Geschäftsregelfehler: Pflichtfeld fehlt oder Beträge passen nicht
Tipp: den Validierungsbericht zusammen mit der Rechnung aufbewahren.
Rechnungseingang automatisieren
Hier wird aus der Pflicht ein Vorteil. Eingangsrechnungen digital empfangen, prüfen und buchen, ohne Handarbeit.
Die Bausteine eines automatisierten Eingangs:
- Erfassung über mehrere Kanäle an einem Sammelpunkt
- Auslesen: strukturierte Daten direkt, PDF per KI-Texterkennung
- Validierung: EN 16931, Pflichtfelder, Rechenprüfung, Dubletten
- Abgleich und Kontierung nach Regeln
- Freigabe-Workflow nach Betrag oder Abteilung, auch mobil
- Buchung ins ERP und revisionssichere Archivierung
Bei wiederkehrenden Rechnungen läuft der Weg per Dunkelbuchung automatisch. Voraussetzung ist die saubere Integration mit dem ERP.
GoBD-konforme Archivierung
Hier gibt es keine Übergangsfrist. Fehler kosten den Vorsteuerabzug.
Das müssen Sie beachten:
- das originale XML unverändert und im Ursprungsformat aufbewahren
- bei ZUGFeRD PDF und XML gemeinsam erhalten
- Aufbewahrung acht Jahre, in bestimmten Fällen oder vorsichtshalber zehn Jahre
- E-Mail-Postfach oder gewöhnliche Cloud sind kein GoBD-Archiv
- Verfahrensdokumentation um den E-Rechnungs-Prozess ergänzen
In fünf Schritten zur Empfangsbereitschaft
- dediziertes Rechnungspostfach einrichten, ideal mit Peppol-Anbindung
- Viewer und Validierung für XRechnung und ZUGFeRD bereitstellen
- internen Ablauf festlegen: prüfen, abgleichen, freigeben, buchen
- GoBD-konformes Archiv für das originale XML aktivieren
- Verfahrensdokumentation ergänzen und Lieferanten informieren
Häufige Fehler
- PDF ausdrucken und das XML verlieren
- E-Mail-Postfach als Archiv nutzen
- ohne Validierung buchen
- Stammdaten im ERP nicht pflegen
- Empfangspflicht auf später verschieben
Häufig gestellte Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 zählt ein einfaches PDF als sonstige Rechnung.
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Empfangen müssen alle, von der Ausstellung sind Kleinunternehmer befreit.
Reicht ein E-Mail-Postfach?
Für den reinen Empfang ja. Für Lesbarkeit, Prüfung und Archivierung nicht.
Was droht ohne ordnungsgemäße E-Rechnung?
Der Vorsteuerabzug kann versagt werden, dazu kommen Nachzahlungszinsen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV, in bestimmten Fällen weiterhin zehn Jahre.
Fazit
- Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle, ohne Ausnahme
- echte E-Rechnung heißt strukturiertes Format nach EN 16931
- Empfang, Prüfung und Archivierung gehören zusammen
- Automatisierung und ERP-Integration sparen Zeit und sichern Compliance
Hinweis: allgemeine Information, keine individuelle Steuerberatung. Regelungen, Fristen und Schwellenwerte können sich ändern.
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