Eine E-Rechnung ausdrucken und in einen Ordner heften? Nicht mehr ausreichend.
Seit 2025 erst recht nicht.
E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Unveränderbar, maschinenlesbar, über Jahre.
Der Fehler steckt oft im Detail. Im Format, in der Aufbewahrungsfrist, in der fehlenden Verfahrensdokumentation.
Dieser Beitrag ordnet die Pflichten: Was die GoBD verlangen, wie lange Sie aufbewahren müssen, was sich seit Juli 2025 ändert und wie Sie es in der Praxis richtig machen.
Wichtig:
Rechtlicher Hinweis: reine Information. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Vorschriften und Fristen können sich ändern. Im Einzelfall einen zugelassenen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen.
Das Wichtigste in Kürze
- GoBD-Archivierung: Pflicht für elektronische Rechnungen. Unveränderbar, vollständig, maschinenlesbar.
- Originalformat: Die strukturierten Daten (XML) sind das Original. Ein Ausdruck genügt nicht.
- Seit 14. Juli 2025: Bei E-Rechnungen reicht der strukturierte Teil; der PDF-Teil nur bei steuerlich relevanten Zusatzinformationen.
- Aufbewahrungspflicht: seit 2025 acht Jahre für Rechnungen (§ 14b UStG, BEG IV).
- Verfahrensdokumentation: Pflicht. Das Rückgrat der GoBD-Compliance.
- Datenzugriff: Z1, Z2 und Z3 für die Betriebsprüfung, kumulativ.
Was die GoBD wirklich verlangen
GoBD. Die Abkürzung für die deutschen Grundsätze zur ordnungsmäßigen digitalen Buchführung und Aufbewahrung. Offiziell: eine Verwaltungsanweisung des BMF. Fassung vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Seit 2015 ersetzen sie die GDPdU und die GoBS. Die Kernprinzipien für die Archivierung:- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: jeder Geschäftsvorfall ist lückenlos nachvollziehbar.
- Vollständigkeit: keine fehlenden Unterlagen.
- Richtigkeit: die Daten stimmen mit dem tatsächlichen Geschäftsvorfall überein.
- Zeitgerechte Erfassung: zeitnah erfassen und archivieren.
- Ordnung: systematisch abgelegt und schnell auffindbar.
- Unveränderbarkeit: nach der Archivierung keine Änderung ohne Protokoll; die ursprüngliche und die neue Version bleiben erhalten.
Was sich seit dem 14. Juli 2025 ändert
Die E-Rechnungspflicht (seit 1. Januar 2025) brachte ein GoBD-Update: das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025. Sofort wirksam, ohne Übergangsfrist. Das Wichtigste:- Nur die strukturierten Daten: Bei E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) reicht die Aufbewahrung des strukturierten Teils, etwa der XML-Datei.
- Hybride Formate: Der menschenlesbare PDF-Teil ist nur aufzubewahren, wenn er abweichende oder steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält (z. B. Buchungsvermerke).
- Ende der Doppelarchivierung: Ist das nicht der Fall, muss das PDF-Bild nicht zusätzlich gespeichert werden.
- Inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung: Bei strukturierten Daten zählt der Inhalt, nicht das Bild.
Aufbewahrungsfristen: wie lange?
Nicht eine Frist. Mehrere.| Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen und Buchungsbelege | acht Jahre (seit 2025, § 14b UStG) |
| Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare | zehn Jahre |
| Übrige Handels- und Geschäftsbriefe | sechs Jahre |
- Beginn der Frist: mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden oder empfangen wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
- Verlängerung möglich: etwa bei laufender Betriebsprüfung oder solange die Festsetzungsfrist läuft (§ 169 AO).
- Ausnahme: Für Institute unter BaFin-Aufsicht (Banken, Versicherer) gelten seit August 2025 wieder zehn Jahre.
Im Originalformat aufbewahren
Der Grundsatz: aufbewahren, wie empfangen.- Die strukturierte XML ist das Original. Nicht das Bild, nicht der Ausdruck.
- Kein Ausdruck. Eine gedruckte E-Rechnung im Ordner genügt nicht.
- Kein Konvertierungsverlust. Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit bleiben erhalten.
- XRechnung: reines XML.
- ZUGFeRD und Factur-X: hybrid, PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Die XML ist führend.
Was NICHT genügt
Häufige Fehler. Mit Risiko bei der Betriebsprüfung.- Der Ausdruck im Ordner. Das strukturierte Original fehlt.
- Die PDF in einer normalen Ordnerstruktur. Keine Unveränderbarkeit, keine Protokollierung.
- Das E-Mail-Postfach oder der Outlook-Ordner. Änderbar und löschbar, daher kein GoBD-konformes Archiv.
- Nur das Bild ohne XML. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Kern Pflicht.
Die Verfahrensdokumentation
Das Rückgrat der GoBD-Compliance. Oft vergessen. Was sie ist: eine schriftliche Beschreibung, wie Sie Rechnungen empfangen, verarbeiten, archivieren und sichern. Typische Bestandteile:- Allgemeine Beschreibung: das Unternehmen und steuerliche Besonderheiten.
- Anwenderdokumentation: wie Anwender mit dem System arbeiten.
- Technische Systemdokumentation: die eingesetzten Systeme, inklusive Z1, Z2 und Z3.
- Betriebsdokumentation: Zuständigkeiten, Sicherheit und Kontrollen.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung: Z1, Z2, Z3
Die Grundlage: § 147 Abs. 6 AO. Die Finanzverwaltung darf digitale Daten einsehen und maschinell auswerten. Drei Zugriffsarten:- Z1 (unmittelbarer Zugriff): Der Prüfer arbeitet direkt im System, nur lesend.
- Z2 (mittelbarer Zugriff): Ihre Mitarbeiter führen die verlangten Auswertungen durch.
- Z3 (Datenträgerüberlassung): Sie übergeben die Daten auf einem Datenträger, oft im IDEA-Format.
- Kumulativ, nicht alternativ: alle drei Arten müssen möglich sein.
- Mitwirkungspflicht: Sie sind zur Mitwirkung verpflichtet.
- Cloud und Ausland: Auch bei Servern im Ausland muss der Zugriff gewährleistet sein (§ 147 Abs. 2 AO).
Praktische Checkliste
Für eine GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen:- Bewahre ich die strukturierten Daten (XML) unveränderbar auf?
- Bewahre ich im empfangenen Originalformat auf?
- Bewahre ich bei hybriden Formaten den PDF-Teil nur auf, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält?
- Bleiben die Rechnungen über die gesamte Frist lesbar und maschinell auswertbar?
- Ist mein Archiv vor Verlust, Änderung und unbefugtem Zugriff geschützt (etwa per WORM)?
- Habe ich eine aktuelle Verfahrensdokumentation?
- Sind Z1, Z2 und Z3 möglich?
- Halte ich die richtige Aufbewahrungsfrist ein (acht Jahre für Rechnungen)?
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen gesondert archivieren? Ja. Unveränderbar, im Originalformat, über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Genügt ein Ausdruck oder eine PDF im Ordner? Nein. Die strukturierten Daten sind das Original; eine normale Ordnerstruktur oder das Postfach erfüllen die GoBD nicht. Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG). Zehn Jahre gelten weiter für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare. Muss ich bei ZUGFeRD auch die PDF aufbewahren? Nur wenn der PDF-Teil steuerlich relevante oder abweichende Zusatzinformationen enthält (z. B. Buchungsvermerke). Sonst genügt die XML. Darf mein Archiv in der Cloud liegen? Ja, sofern es revisionssicher ist und der Datenzugriff der Finanzverwaltung jederzeit möglich bleibt, auch bei Servern im Ausland. Was passiert bei Nichteinhaltung? Bei einer Betriebsprüfung kann die Buchführung verworfen werden. Das kann zu einer Schätzung (§ 162 AO) und Nachzahlungen führen.Fazit
GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen ist keine Option. Sie ist Pflicht. Der Kern:- die strukturierten Daten unveränderbar aufbewahren
- im Originalformat
- über die richtige Frist
- mit einer schlüssigen Verfahrensdokumentation
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