E-Rechnungen werden in Deutschland zur Pflicht. Schritt für Schritt.
Mittendrin: das Peppol-Netzwerk.
Ein Begriff, der überall auftaucht – aber selten verständlich erklärt wird. Dieser Beitrag schafft Klarheit.
Was Peppol ist, wie das Netzwerk arbeitet, was ein Access Point macht und wie E-Rechnungen aus SAP laufen – kompakt und ohne Fachjargon.
Was ist Peppol?
Kurz gesagt: ein Standard und ein Netzwerk. Keine Software. Kein einzelnes Unternehmen.
Peppol steht für „Pan-European Public Procurement OnLine”.
Gedacht für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten:
- E-Rechnungen
- Bestellungen
- Gutschriften
- Kataloge
Die Eckdaten:
- Ursprung: 2008, Pilotprojekt der Europäischen Kommission
- Ziel: grenzüberschreitende Beschaffung und Rechnungsstellung erleichtern
- Heute: weltweite Infrastruktur
- Verwaltung: OpenPeppol, gemeinnützige Organisation mit Sitz in Brüssel
- Peppol-Behörde in Deutschland: Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
Wichtig zu verstehen: Peppol ist kein Portal zum Einloggen. Es arbeitet im Hintergrund – wie E-Mail, nur für strukturierte Rechnungen.
Warum Peppol in Deutschland jetzt zählt
Die E-Rechnungspflicht hat feste Termine. Grundlage: das Wachstumschancengesetz, neu gefasst in § 14 UStG.
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen |
| 1. Januar 2027 | Versandpflicht ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen |
| 1. Juli 2030 (voraussichtlich) | ViDA – EU-weite digitale Meldepflichten |
Seit 2025 gilt außerdem:
- Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung mehr.
- Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar.
- 2026 bleibt ein Übergangsjahr – Papier und PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Und der Versandweg?
Das Gesetz schreibt keinen festen Kanal vor. Der E-Mail-Versand von strukturierten E-Rechnungen ist zwar erlaubt, bietet aber keine Zustellgarantie und keinen belastbaren Nachweis.
Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf Peppol. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung des Bundes ist Peppol ohnehin etabliert.
Wie funktioniert das Peppol-Netzwerk?
Das Prinzip: das Vier-Ecken-Modell. Klingt technisch. Ist im Kern simpel.
Die vier Ecken:
- Ecke 1: der Absender – das Unternehmen, das die Rechnung erstellt
- Ecke 2: der Access Point des Absenders
- Ecke 3: der Access Point des Empfängers
- Ecke 4: der Empfänger – Unternehmen oder Behörde
Der entscheidende Punkt: Ecke 1 und Ecke 4 sprechen nie direkt miteinander. Nur die beiden Access Points kommunizieren.
Der Vorteil daraus: „Connect once, reach all.”
Einmal anschließen. Jeden Teilnehmer erreichen. Keine Einzelvereinbarung pro Lieferant.
Wie ein Access Point den anderen findet – über zwei zentrale Komponenten:
- SML (Service Metadata Locator): zentrales, DNS-basiertes Verzeichnis. Nur eines im gesamten Netzwerk. Betrieben von OpenPeppol.
- SMP (Service Metadata Publisher): Register mit den Daten des Empfängers – welche Dokumente er empfangen kann und über welchen Access Point.
Die Adressierung: Jeder Teilnehmer hat eine eindeutige Peppol-ID. Ähnlich wie eine Umsatzsteuer-ID oder eine IBAN. Oft auf Basis der USt-IdNr. oder der Global Location Number.
Die Übertragung: läuft über das Protokoll AS4. Verschlüsselt. Signiert. Mit Empfangsbestätigung.
Was ist ein Peppol Access Point?
Ihr Zugang zum Netzwerk. Zertifizierte Software, betrieben von einem Dienstleister.
Der Vergleich: Für E-Mail brauchen Sie einen Provider. Für eine Peppol-Rechnung einen Access Point.
Die Aufgaben eines Access Points:
- Prüfen: Format der Rechnung (Peppol BIS, UBL, EN 16931)
- Ermitteln: Empfänger über den SMP
- Übermitteln: Dokument sicher an den Access Point des Empfängers
- Bestätigen: ob die Zustellung gelungen oder fehlgeschlagen ist
Gut zu wissen:
- Nur von OpenPeppol zertifizierte Access Points dürfen ans Netzwerk.
- Jeder Teilnehmer ist vorab geprüft.
- Die Registrierung dauert oft nur wenige Minuten.
Tiefer einsteigen? Mehr dazu in unserer Erklärung zum Peppol-Zugangspunkt und SMP.
Peppol und E-Rechnung: die Formate in Deutschland
Die Basis: die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Daten eine Rechnung enthalten muss – und in welcher Struktur. Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU.
Die drei wichtigsten Formate:
| Format | Art | Wofür |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML (UBL- oder CII-basiert) | Behörden und B2B |
| ZUGFeRD (ab 2.x) | hybrid: PDF mit eingebettetem XML | B2B mit Anzeigewunsch |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL-basiert | grenzüberschreitender EU-Verkehr |
Alle drei erfüllen EN 16931. Alle drei laufen über Peppol.
Denn Peppol nutzt sein eigenes Profil – Peppol BIS Billing 3.0, ebenfalls auf Basis von EN 16931.
Der Merksatz:
- Das Format bestimmt, wie die Rechnung aussieht.
- Das Netzwerk bestimmt, wie die Rechnung reist.
Zwei verschiedene Dinge. Nicht verwechseln.
Peppol und SAP: E-Rechnungen direkt aus dem ERP
Sie arbeiten mit SAP? Dann gibt es eine native Lösung: SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC). Früher: SAP Document Compliance.
Kompatibel mit:
- SAP ERP
- SAP S/4HANA
- On-Premise und Cloud
Zwei Komponenten:
- Compliance Cockpit: sitzt im SAP-System. Erstellt und verwaltet die E-Dokumente.
- Compliance Integration: läuft auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Fungiert als Peppol Access Point.
Der Ablauf in Kürze:
- Rechnung in SAP SD oder FI erstellen.
- SAP DRC erzeugt automatisch ein strukturiertes eDocument (XML).
- Übergabe an die Compliance Integration – inklusive Prüfung.
- Versand über das Peppol-Netzwerk an den Access Point des Empfängers.
- Bestätigung zurück ins System.
Das Ergebnis: alles in einer Umgebung. Ohne manuelle Zwischenschritte.
Bei der Anbindung Ihrer SAP-Landschaft an das Peppol-Netzwerk unterstützt Sie Eaglessoft.
Die Vorteile von Peppol
Auf einen Blick:
- Reichweite: eine Anbindung, weltweiter Zugang („Connect once, reach all”)
- Qualität: weniger Fehler, kein Abtippen
- Tempo: schnellere, automatisierte Verarbeitung
- Sicherheit: verschlüsselt, mit Zustellnachweis
- Zukunft: anschlussfähig an ViDA und das aufkommende Fünf-Ecken-Modell mit der Finanzverwaltung
Das Netzwerk wächst stetig. Weltweit sind Millionen Organisationen angeschlossen – über Hunderte zertifizierte Access Points in zahlreichen Ländern.
So starten Sie mit Peppol
In fünf Schritten:
- Zertifizierten Peppol-Dienstleister (Access Point) wählen.
- Unternehmensdaten angeben – etwa die Umsatzsteuer-ID.
- Peppol-ID erhalten, Registrierung im SMP.
- Buchhaltungs- oder ERP-System anbinden.
- Erste E-Rechnung versenden.
Mit SAP? Die Anbindung läuft über SAP DRC. Kleineres System? Oft genügt eine einfache Schnittstelle oder ein Webportal.
Häufige Fragen zu Peppol
Ist Peppol in Deutschland Pflicht?
Peppol selbst nicht. Die E-Rechnung schon – gestaffelt bis 2028. Da das Gesetz keinen festen Kanal vorgibt und E-Mail unzuverlässig ist, wird Peppol in der Praxis zum Standard. Für Behörden ist es bereits gesetzt.
Was kostet Peppol?
Abhängig von Dienstleister und Volumen. Üblich: Abonnement oder Preis pro Rechnung. Die Ersparnis liegt in weniger Handarbeit und weniger Fehlern.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 gilt ein klassisches PDF nicht mehr als E-Rechnung. Ausnahme: ZUGFeRD – ein PDF mit eingebettetem XML.
Kann ich Peppol für internationale Rechnungen nutzen?
Ja. Peppol ist international ausgelegt. Eine Anbindung genügt, um Teilnehmer in zahlreichen Ländern zu erreichen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und Peppol?
XRechnung: ein Format. Peppol: das Netzwerk, das die Rechnung transportiert. Eine XRechnung lässt sich über Peppol versenden.
Bereit für E-Rechnungen über Peppol?
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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Gesetze und Vorschriften können sich ändern. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
