Intelligente Zuordnung eingehender E-Rechnungen in SAP

Die entscheidenden Fragen im Rechnungseingang

Eine E-Rechnung ist strukturiert, maschinenlesbar und validiert – und landet trotzdem oft auf dem Klärungsstapel. Der Grund ist selten das Format. Meist fehlen zwei Informationen, ohne die SAP keine Eingangsrechnung buchen kann: Welcher Lieferant ist das in unseren Stammdaten? Und: Zu welcher Bestellung gehört diese Rechnung? Genau diese beiden Fragen beantwortet eDocSuite jetzt direkt im Incoming Invoice Workbench – mit der Geschäftspartner-Zuordnung und der Bestellsuche.

Warum Lieferant und Bestellung über das Tempo im Rechnungseingang entscheiden

In der Praxis sehen eingehende Rechnungen selten so aus, wie es die Stammdaten erwarten. Die USt-IdNr. kommt ohne Länderpräfix, steht nur in der elektronischen Adresse oder fehlt ganz. Mehrere Kreditoren teilen sich dieselbe IBAN. Die Bestellnummer fehlt, ist falsch übertragen – oder an ihrer Stelle steht die eigene Rechnungsnummer des Lieferanten. Jeder dieser Fälle bedeutet heute Handarbeit: Kreditoren suchen, Bestellungen durchsehen, Beträge vergleichen, Kollegen fragen.

Das kostet nicht nur Zeit. Wer unter Druck zuordnet, ordnet auch falsch zu: Die Rechnung landet beim falschen Kreditor, wird gegen die falsche Bestellung gebucht, oder Preisabweichungen fallen erst in der Rechnungsprüfung auf. Die Folgen reichen von Rückfragen und Stornos bis zu verspäteten Zahlungen und verlorenem Skonto. Deshalb gilt im Rechnungseingang eine einfache Regel: Je früher Lieferant und Bestellung feststehen, desto schneller und sicherer läuft alles, was danach kommt.

Geschäftspartner-Zuordnung: Eindeutig nur, wenn die Steuer-ID es belegt

Die Geschäftspartner-Zuordnung vergleicht den Rechnungssteller mit den Stammdaten in SAP. Dabei unterscheiden wir bewusst zwischen Beweis und Hinweis. Eine eindeutige Zuordnung erfolgt nur über die Steuer-Identität: USt-IdNr., Steuernummer des Geschäftspartners oder nationale Steuernummer – jeweils in allen Schreibweisen, mit und ohne Länderpräfix. IBAN, E-Mail-Adresse, Name und Postleitzahl liefern Hinweise. Sie erzeugen Kandidaten, aber keine automatische Zuordnung.

Für jeden Kandidaten zeigt eDocSuite, welche Regel getroffen hat und welche nicht – Regel für Regel, mit den verglichenen Werten. Kann ein Kandidat nicht zugeordnet werden, steht der Grund direkt daneben. Passt ein bestehender Lieferant, kann der Anwender fehlende Stammdaten aus der Rechnung gezielt ergänzen: USt-IdNr., Bankverbindung, E-Mail-Adresse und den Buchungskreis. Gibt es den Lieferanten noch nicht, legt eDocSuite ihn direkt aus der Rechnung an – mit den hinterlegten Vorgaben des Buchungskreises für Gruppierung, Abstimmkonto und Zahlungsbedingungen. Gibt es bereits ähnliche Lieferanten, weist das System vor dem Anlegen ausdrücklich darauf hin. So entstehen keine Dubletten.

Bestellsuche: Die passende Bestellung, mit nachvollziehbarer Begründung

Fehlt die Bestellreferenz oder existiert die angegebene Nummer nicht, übernimmt die Bestellsuche. Sie prüft zwei Quellen: Bestellnummern, die irgendwo auf der Rechnung genannt werden – in der Bestellreferenz, der Käuferreferenz, im Verwendungszweck oder in Positionstexten –, und die offenen Bestellungen des Lieferanten im Buchungskreis.

Jede Kandidatin wird gegen die Rechnung geprüft: Entspricht der Nettobetrag dem offenen Bestellwert? Lassen sich die Rechnungspositionen den Bestellpositionen zuordnen? Stimmen Einzelpreise und Materialnummern überein? Liegt ein Wareneingang vor, der noch nicht fakturiert ist? Jeder Treffer ist ein Beleg mit eigenem Gewicht. Zusammen ergeben sie eine Übereinstimmung von 0 bis 100 Prozent, die als Ring auf jeder Karte sichtbar ist. Ein Balken zeigt, aus welchen Belegen sich der Wert zusammensetzt.

Vorgeschlagen wird eine Bestellung nur, wenn sie überzeugend passt und klar vor der nächsten liegt. Bestellungen, die zu einem anderen Lieferanten gehören, eine andere Währung haben oder vollständig fakturiert sind, erscheinen mit Begründung, lassen sich aber nicht auswählen. Nach der Zuordnung baut sich das Workbench neu auf: Die Rechnungspositionen werden den Bestellpositionen zugeordnet, Mengeneinheit und Steuerkennzeichen kommen aus der Bestellung – nicht aus den UN/ECE-Codes der Rechnung, die SAP so nicht kennt.

Vorschlag statt Blackbox: Das System begründet, der Mensch entscheidet

Beide Funktionen folgen demselben Prinzip: Das System schlägt vor und begründet, der Anwender entscheidet. Bei unsicherer Datenlage wird nichts automatisch zugeordnet, und mehrdeutige Treffer werden nicht erraten. Bevor eine Auswahl gespeichert wird, prüft SAP sie erneut gegen die eigenen Kandidaten. Was in der Oberfläche nicht zuordenbar war, lässt sich auch nicht über Umwege speichern.

Jede Zuordnung wird im Anwendungsprotokoll des Belegs festgehalten: welche Bestellung, von wem, mit welchem Übereinstimmungsgrad und mit welchen Belegen – einschließlich des vorherigen Werts. Damit bleibt jede Entscheidung auch Monate später für Prüfer und Fachbereich nachvollziehbar.

Was Unternehmen konkret gewinnen

Die Recherche, die bisher über mehrere Transaktionen und Rückfragen lief, steht jetzt auf einem Bildschirm – neben der Rechnung, mit den Belegen für jede Option. Das beschleunigt den Rechnungseingang dort, wo er am häufigsten stockt. Gleichzeitig steigt die Genauigkeit: Falsche Kreditoren, falsche Bestellungen und große Preisabweichungen fallen auf, bevor gebucht wird, nicht erst in der Rechnungsprüfung oder beim Zahllauf. Weil Regeln und Belege für alle gleich sind, entscheidet das ganze Team nach denselben Maßstäben, und mit jeder ergänzten Stammdatenangabe wird die nächste Rechnung leichter. Am Ende steht ein Rechnungseingang, der Zahlungsziele und Skontofristen zuverlässiger einhält.

Fazit

Formate, Validierung und Übertragung sind gelöst. Entscheidend ist, was danach passiert. Mit Geschäftspartner-Zuordnung und Bestellsuche schließt eDocSuite die Lücke zwischen einer gültigen E-Rechnung und einer buchbaren SAP-Rechnung. eDocSuite macht aus jeder eingehenden E-Rechnung eine begründete, prüfbare Buchungsentscheidung – schneller, genauer und vollständig in SAP.