Globale E-Rechnung in SAP: Durchgängige Rechnungsprozesse mit eDocSuite

Eine elektronische Rechnung zu versenden oder zu empfangen, ist nur ein Teil des E-Invoicing-Prozesses. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Rechnungsdaten zuverlässig in bestehende SAP-Abläufe einzubinden, fachlich zu prüfen und automatisiert weiterzuverarbeiten – über Ländergrenzen und unterschiedliche Formate hinweg.

Welche Bestellung gehört zu einer eingehenden Rechnung? Wie werden Lieferanten und Positionen zugeordnet? Wie gelangen ausgehende Rechnungsdaten in das benötigte Zielformat? Und wie können Mitarbeitende erkennen, an welcher Stelle ein Dokument erfolgreich verarbeitet wurde oder ein Fehler aufgetreten ist?

Mit diesen Fragen haben wir uns bei Eaglessoft bei der Entwicklung unserer eDocSuite beschäftigt. Die Lösung unterstützt verschiedene elektronische Geschäftsbelege – darunter Angebote, Kundenaufträge, Lieferscheine und Rechnungen. In diesem Beitrag steht der Bereich E-Rechnung im Mittelpunkt: unser Ansatz für globale, SAP-integrierte Prozesse für eingehende und ausgehende Rechnungen.

Ein gemeinsames Datenmodell als Grundlage

Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen SAP-Systemen, Stammdaten und Geschäftsprozessen. Hinzu kommen verschiedene Anforderungen an elektronische Rechnungen in den jeweiligen Ländern.

Wird jede neue Anforderung als separate Schnittstelle umgesetzt, können wiederkehrende Aufgaben entstehen: Daten müssen erneut ausgelesen, zugeordnet und für ein weiteres Format aufbereitet werden.

Deshalb verfolgen wir mit eDocSuite einen länderübergreifenden Ansatz. Aus den SAP-Daten erzeugen wir ein gemeinsames, länderunabhängiges Datenmodell. Dieses bildet die Grundlage für die anschließende Transformation in das jeweils benötigte E-Invoicing-Format.

Die Ermittlung der SAP-Daten und die Aufbereitung für das Zielformat werden dadurch voneinander getrennt. Bestehende Datenaufbereitungen lassen sich wiederverwenden, während länder- und formatspezifische Anforderungen gezielt ergänzt werden können.

Dabei bleiben die Besonderheiten der jeweiligen Länder relevant. Das gemeinsame Datenmodell schafft eine wiederverwendbare Grundlage; die passenden Mapping- und Validierungsregeln berücksichtigen die Anforderungen des Zielprozesses.

Eingehende Rechnungen: Vom Empfang zur SAP-Verarbeitung

Bei eingehenden E-Rechnungen beginnt der Prozess mit dem Empfang der Dokumente. eDocSuite unterstützt unter anderem die Verarbeitung von XML-Rechnungen, ZUGFeRD, IDocs und Dokumenten aus dem E-Mail-Postfach.

Anschließend werden die Rechnungsdaten validiert, strukturiert aufbereitet und den relevanten SAP-Daten zugeordnet. Dazu gehören die Lieferanten- und Belegerkennung, die Bestell- und Positionszuordnung sowie die Prüfung und Verarbeitung relevanter Steuerinformationen. Für die SAP-Buchung werden BAPIs eingesetzt.

Ein beispielhafter Ablauf: Eine Rechnung trifft als XML-Anhang im E-Mail-Postfach ein. Die Daten werden ausgelesen und validiert. Danach werden der Lieferant und die zugehörige Bestellung ermittelt und die Rechnungspositionen zugeordnet. Sind die Voraussetzungen für die weitere Verarbeitung erfüllt, kann die Buchung über eine SAP-BAPI erfolgen.

Rechnungsprüfung in eDocSuite: strukturierte Daten, Positionszuordnung und Belegansicht.

Die Protokollierung macht sowohl erfolgreiche Verarbeitungsschritte als auch Fehler nachvollziehbar. Mitarbeitende können erkennen, ob eine Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde oder an welcher Stelle eine Klärung erforderlich ist.

Nachvollziehbare Verarbeitung: Dokumentstatus und Protokoll einer erfolgreichen SAP-Buchung.

Ausgehende Rechnungen: Aus SAP in das benötigte Zielformat

Im Ausgangsprozess werden Rechnungsdaten aus bestehenden SAP-Prozessen übernommen, in das gemeinsame Datenmodell überführt und anschließend für das benötigte Zielformat aufbereitet.

Dabei unterstützt eDocSuite unter anderem XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 und ZUGFeRD sowie die Verarbeitung der XML-Syntaxen UBL und CII.

Ergänzend stehen Funktionen für die Peppol-Teilnehmerprüfung, die Übertragung und die Nachverfolgung des Dokumentstatus zur Verfügung.

Für den operativen Betrieb ist diese Transparenz wesentlich: Die Erstellung eines Dokuments allein zeigt noch nicht, ob es erfolgreich übertragen wurde. Erst die nachvollziehbare Verbindung von Erstellung, Prüfung, Übertragung und Statusinformationen ermöglicht einen verlässlichen Überblick.

Flexibilität für internationale und kundenspezifische Anforderungen

Ein wichtiger Schwerpunkt unserer Entwicklung war die Anpassbarkeit. Selbst wenn Unternehmen dieselben Rechnungsformate verwenden, können sich ihre internen Abläufe deutlich unterscheiden.

Deshalb haben wir eDocSuite so aufgebaut, dass Prozesse, Mapping-Regeln und Funktionen an kundenspezifische Anforderungen angepasst und erweitert werden können.

Das gemeinsame Datenmodell und die erweiterbaren Regeln bilden dabei die Grundlage, um zusätzliche Länder, Formate und Kundenanforderungen mit geringerem Anpassungsaufwand einzubinden. So lässt sich der globale E-Invoicing-Ansatz schrittweise um weitere lokale Anforderungen ergänzen.

Globale E-Rechnung als integrierter Geschäftsprozess

Für uns umfasst E-Invoicing die gesamte Verarbeitungskette: von der Bereitstellung der SAP-Daten über Validierung und Transformation bis zur Übertragung, Verarbeitung eingehender Rechnungen und Nachverfolgung des Status.

Mit eDocSuite verbinden wir diese Schritte zu einer global ausgerichteten, SAP-integrierten E-Rechnungslösung. So werden eingehende und ausgehende Rechnungen zu einem durchgängig nachvollziehbaren Bestandteil der täglichen SAP-Prozesse.